IHK Trier

(Foto: Picture-Factory - Fotolia.com)

ASTA-Infocenter
Ausbildung

Christian Reuter

Tel.: 0651 9777-350
Fax: 0651 9777-305
reuter@trier.ihk.de

https://unternehmen.gfi.ihk.de

Mit dem ASTA-Infocenter erhalten ausbildungsverantwortlichen Personen im Ausbildungsbetrieb einen Überblick über Auszubildende und Ausbilder im Unternehmen. Status, Prüfungszeiträume und Prüfungsergebnisse der Auszubildenden werden angezeigt.

Innerhalb des Ausbildungsbetriebes können die angezeigten Daten über Benutzerrechte gesteuert werden. Dies gewährleistet die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen und ermöglicht eine arbeitsteilige Verwaltung der Auszubildenden.

In kleineren Unternehmen müssen nicht alle Ebenen angelegt werden; Administratoren und Verwalter können auch direkt auf die entsprechenden Daten zugreifen.

Digitaler Ausbildungsvertrag (DAV)

Der digitale Ausbildungsvertrag ist in das ASTA-Infocenter integriert. Ausbildungsverträge können digital erfasst werden und zur Freigabe an die IHK übertragen werden. Eine Plausibilitätsprüfung hilft Ihnen beim Ausfüllen des Vertrages. Freigegebene Verträge können gedruckt und unterschrieben werden, Vertragskopien und Nachweise können zur abschließenden Eintragung hochgeladen werden.

Online-Prüfungsanmeldung (OPA)

Sobald Auszubildende zu einer Prüfung anstehen, können diese über die integrierte Prüfungsanmeldung bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung durch den Ausbildungsbetrieb erhalten die Auszubildenden die Information über die anstehende Bearbeitung im Azubi-Infocenter. Nach vollständiger Bearbeitung können die Anmeldedaten an die IHK übermittelt werden; erforderliche Nachweise können direkt digital mit eingereicht werden (z.B. Ausbildungsnachweis, Nachweise über Praktika oder Antrag auf Nachteilsausgleich). Sollte ein Azubi mit einzelnen Angaben des Ausbildenden nicht einverstanden sein, kann die Anmeldung auch an den Ausbildungsbetrieb zurückgegeben werden.

Registrierung und Aktivierung für das Asta-Infocenter

Sie haben von uns einen Brief zur Aktivierung ihres Accounts für das Asta-Infocenter erhalten. In diesem Brief finden Sie ihre Identnummer und einen Aktivierungscode.

Sollten Sie sich bereits für den digitalen Ausbildungsvertrag oder für die Prüfungsanmeldung online registriert haben, dann überspringen sie die Registrierung (1.) und machen sofort mit „2. ASTA-Infocenter freischalten“ weiter
Registrierung mit persönlicher E-Mail-Adresse

Über https://openid.gfi.ihk.de/OpenIDService/registration?hasRegcode=0&showBackButton=0 gelangen Sie zur Registrierungsseite. Hier geben Sie bitte Ihre persönlichen Daten wie Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein (bitte beachten Sie 3. E-Mail-Adressen) und vergeben ein Passwort (das Passwort benötigen Sie später für die Anmeldung im ASTA-Infocenter). Im Anschluss geben Sie im Feld „Meine IHK” IHK Trier ein und wählen die IHK Trier in der Liste aus. Tippen Sie zum Abschließen der Registrierung den Code aus dem Bild ein und klicken Sie auf „Registrieren”. Link zur Registrierung: Es folgt eine Bestätigungsmeldung mit der Information, dass ein Bestätigungslink an Ihre E-Mail-Adresse versandt wurde. Bitte checken Sie hier auch Ihren Spam-Ordner, sollten Sie die Mail nicht finden. Sobald Sie den Bestätigungslink aus der Mail angeklickt haben, erhalten Sie eine Meldung, dass die Registrierung abgeschlossen wurde.

Es folgt eine Bestätigungsmeldung mit der Information, dass ein Bestätigungslink an Ihre E-Mail-Adresse versandt wurde. Bitte checken Sie hier auch Ihren Spam-Ordner, sollten Sie die Mail nicht finden.

Sobald Sie den Bestätigungslink aus der Mail angeklickt haben, erhalten Sie eine Meldung, dass die Registrierung abgeschlossen wurde.
ASTA-Infocenter freischalten

Melden Sie sich nun unter https://unternehmen.gfi.ihk.de/ mit den Daten an, die Sie im Registrierungsverfahren vergeben haben.

Nach dem ersten Login werden Sie aufgefordert, Ihren AstaAdmin zu aktivieren. Nutzen Sie dazu die Identnummer und den Aktivierungscode, die Sie von uns erhalten haben. Geben Sie zusätzlich „IHK Trier“ in dem Feld „IHK” ein und wählen Sie die Industrie- und Handelskammer Trier aus. Geben Sie zum Abschließen der Aktivierung den angezeigten Code ein und klicken Sie auf „AstaAdmin aktivieren”

Es folgt die Bestätigung „Erfolgreiche Aktivierung”. Ihr Profil ist nun angelegt und aktiviert. Anschließend öffnet sich die Startseite des Asta-Infocenters.

Über die Kachel „Einstellungen“ können Sie weiteren Personen Berechtigungen erteilen. Auch diese Personen können sich über die Anmeldemaske erstmalig registrieren.

Weitere Firmenniederlassungen können hier ebenfalls mit dem Freischaltcode und der Identnummer der jeweiligen Firma zusätzlich freigeschaltet werden. Somit wird eine zentrale Verwaltung und Prüfungsanmeldung von Auszubildenden ermöglicht.
Wichtige Informationen für Firmen, zur Aktivierung von WEB-Anwendungen und die damit verbundene Verwendung von E-Mail-Adressen

Der personenbezogene Zugang

WEB-Anwendungen ermöglichen den Zugang zu eigenen personenbezogenen Daten oder zu Daten weiterer Personen, wenn eine entsprechende Berechtigung vorliegt. Der Datenschutz hat hier eine besondere Bedeutung. Durch eine personenbezogene Authentifizierung wird sichergestellt, dass nur solchen Personen Zugriffs- oder Administrationsrechte auf die Web-Anwendung haben, die auch vom Unternehmen hierzu befugt sind (z.B. Ausbildungsleiter auf Ausbildungsdaten). Daher ist bei der Registrierung darauf zu achten, dass die verwendete E-Mail-Adresse eindeutig einer natürlichen Person zugeordnet ist und nicht auf andere Personen übertragen werden kann.

Die Weitergabe von Zugangsdaten stellt ebenfalls ein sehr hohes Risiko dar.

Zur Veranschaulichung:

In einem WEB-basierten Vertragsabschluss oder einer Prüfungsanmeldung erfolgt die Bestätigung der Angaben nicht durch Ihre Unterschrift, sondern durch eine digitale Zustimmung über Ihre personenbezogene Authentifizierung. Sie würden einen Vertrag sicherlich auch nicht mit „Personalabteilung“ unterschreiben oder die Unterschrift einer zuständigen, aber abwesenden Person fälschen. Vergleichbares passiert allerdings, wenn Zugangsdaten geteilt werden.

Risiken durch Pool-E-Mail-Adressen

E-Mail-Adressen wie zum Beispiel Info@..., Personalabteilung@..., Ausbildung@... usw. entsprechen nicht den gesetzlichen Anforderungen. Sie können oft von mehreren Personen eingesehen werden. Auch wenn die Nachrichten, die an solche Adressen verschickt werden, nur sehr wenige Daten enthalten, ist der Datenschutz nicht mehr gewährleistet, da über die E-Mail-Adresse jederzeit ein neues Passwort angefordert werden kann. Somit hat jede Person, die Zugang zum E-Mail-Konto hat, auch Zugang zu allen Daten, die über die WEB-Anwendung bereitgestellt werden.

Risiken durch Verwendung privater E-Mail-Adressen von Mitarbeitern

Werden private E-Mail-Adressen für WEB-Anwendungen mit Firmendaten verwendet, hat das Unternehmen keine Möglichkeit, die private E-Mail-Adresse zu sperren. Wird der Zugang nicht durch einen Administrator gelöscht, kann der ehemalige Mitarbeiter unbegrenzt auf Firmendaten zugreifen und das Passwort jeder Zeit erneuern.