01.10.2016
Richtig fakturieren im In- und Auslandsgeschäft
Dieser Text ist vom 01.10.2016 und könnte inhaltlich veraltet sein.
Teure Fehler bei der Rechnungserstellung vermeiden
Die Rechnung ist zusammen mit dem Buch- und Belegnachweis das zentrale Dokument der Umsatzsteuer. Aufgrund häufiger Änderungen im Umsatzsteuerrecht sowie der Komplexität der Materie sind Fehler bei der Rechnungsstellung insbesondere bei grenzüberschreitenden Sachverhalten nicht selten. Fehlerhaft ausgestellte Rechnungen können insbesondere zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen. Durch das hohe Rechnungsaufkommen in Unternehmen können Irrtümer bei der Berechnung von Lieferungen und Leistung schnell zu beträchtlichen Nachzahlungsverpflichtungen führen.
Was ist bei der Rechnungsstellung zu beachten?
Der Begriff „Rechnung“ muss nicht auf dem Beleg vorhanden sein. Es ist ausreichend, dass über eine Leistung abgerechnet wird. Nicht zu den Rechnungen zählen Schriftstücke, die nicht der Abrechnung dienen, sondern den Zahlungsverkehr betreffen oder sich auf den Auftrag beziehen. Sofern eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung besteht, muss in der Regel eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungsausführung gestellt werden. Hiervon gibt es Ausnahmen – wie zum Beispiel Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen sowie für B2B-Leistungen. Zur Rechnungsausstellung ist im Grundsatz der leistende Unternehmer verpflichtet. Alternativ kann die Rechnung in Form einer Gutschrift auch der Leistungsempfänger oder ein Dritter im Auftrag des leistenden Unternehmens oder des Leistungsempfängers erstellen. Da im allgemeinen Sprachgebrauch die Korrektur einer Rechnung ebenfalls häufig als Gutschrift bezeichnet wird, kann es hier schnell zu Verwechslungen kommen. Eine Gutschrift darf nur durch einen Unternehmer oder eine juristische Person ausgestellt werden. Typische Gutschriften sind beispielsweise Provisionsabrechnungen.
Zu den Pflichtangaben auf Rechnungen zählen der vollständige Name und die genaue Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung. Weiterhin verpflichtend sind eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Angaben zum Liefer- oder Leistungszeitpunkt. Die Waren beziehungsweise Leistungen, über die abgerechnet werden sollen, müssen genau bezeichnet werden. Das Entgelt, der Steuerbetrag und der Steuersatz müssen einzeln in der Rechnung aufgeführt werden. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, wozu Skonti, Boni oder Rabatte zählen, müssen gleichfalls angegeben werden. Sondervorschriften sind unter anderem bei Kleinbetragsrechnungen, Anzahlungen oder Fahrausweise zu beachten.
Oft keine Mehrwertsteuer bei grenzüberschreitenden Geschäften
Unter gewissen Voraussetzungen sind Lieferungen an Unternehmen im EU-Ausland steuerbefreit. Bedingungen für die Steuerbefreiung sind das Gelangen der Ware in ein anderes EU-Land, die gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers im EU-Ausland, die auf der Rechnung auftauchen und beim Bundeszentralamt für Steuern im sogenannten qualifizierten Verfahren überprüft werden muss, sowie der Rechnungsvermerk „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“. Lieferungen an Unternehmer und Privatpersonen in Drittländer sind steuerbefreit, sofern ein entsprechender Ausfuhrbeleg vorliegt. Zudem muss auf der Rechnung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „Steuerfreie Ausfuhrlieferung“ erfolgen.
Dienstleistungen, die an ein Unternehmen im EU-Ausland erbracht werden, sind bis auf einige Ausnahmen umsatzsteuerfrei und unterliegen dem Reverse-Charge-Verfahren. Das heißt: Der Leistungsempfänger im EU-Ausland wird Steuerschuldner. Auf der Rechnung muss neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmers auch ein Hinweis auf die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens, zum Beispiel „Rechnungsempfänger wird Steuerschuldner“, aufgeführt werden. Im B2C-Geschäft ist der Leistungsort grundsätzlich am Sitz des leistenden Unternehmens. Allerding gibt es für viele Sachverhalte Ausnahmen, so dass hier jeweils eine Einzelfallprüfung erforderlich ist.
Was ist bei der Rechnungsstellung zu beachten?
Der Begriff „Rechnung“ muss nicht auf dem Beleg vorhanden sein. Es ist ausreichend, dass über eine Leistung abgerechnet wird. Nicht zu den Rechnungen zählen Schriftstücke, die nicht der Abrechnung dienen, sondern den Zahlungsverkehr betreffen oder sich auf den Auftrag beziehen. Sofern eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung besteht, muss in der Regel eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungsausführung gestellt werden. Hiervon gibt es Ausnahmen – wie zum Beispiel Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen sowie für B2B-Leistungen. Zur Rechnungsausstellung ist im Grundsatz der leistende Unternehmer verpflichtet. Alternativ kann die Rechnung in Form einer Gutschrift auch der Leistungsempfänger oder ein Dritter im Auftrag des leistenden Unternehmens oder des Leistungsempfängers erstellen. Da im allgemeinen Sprachgebrauch die Korrektur einer Rechnung ebenfalls häufig als Gutschrift bezeichnet wird, kann es hier schnell zu Verwechslungen kommen. Eine Gutschrift darf nur durch einen Unternehmer oder eine juristische Person ausgestellt werden. Typische Gutschriften sind beispielsweise Provisionsabrechnungen.
Zu den Pflichtangaben auf Rechnungen zählen der vollständige Name und die genaue Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung. Weiterhin verpflichtend sind eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Angaben zum Liefer- oder Leistungszeitpunkt. Die Waren beziehungsweise Leistungen, über die abgerechnet werden sollen, müssen genau bezeichnet werden. Das Entgelt, der Steuerbetrag und der Steuersatz müssen einzeln in der Rechnung aufgeführt werden. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, wozu Skonti, Boni oder Rabatte zählen, müssen gleichfalls angegeben werden. Sondervorschriften sind unter anderem bei Kleinbetragsrechnungen, Anzahlungen oder Fahrausweise zu beachten.
Oft keine Mehrwertsteuer bei grenzüberschreitenden Geschäften
Unter gewissen Voraussetzungen sind Lieferungen an Unternehmen im EU-Ausland steuerbefreit. Bedingungen für die Steuerbefreiung sind das Gelangen der Ware in ein anderes EU-Land, die gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers im EU-Ausland, die auf der Rechnung auftauchen und beim Bundeszentralamt für Steuern im sogenannten qualifizierten Verfahren überprüft werden muss, sowie der Rechnungsvermerk „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“. Lieferungen an Unternehmer und Privatpersonen in Drittländer sind steuerbefreit, sofern ein entsprechender Ausfuhrbeleg vorliegt. Zudem muss auf der Rechnung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „Steuerfreie Ausfuhrlieferung“ erfolgen.
Dienstleistungen, die an ein Unternehmen im EU-Ausland erbracht werden, sind bis auf einige Ausnahmen umsatzsteuerfrei und unterliegen dem Reverse-Charge-Verfahren. Das heißt: Der Leistungsempfänger im EU-Ausland wird Steuerschuldner. Auf der Rechnung muss neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers und des leistenden Unternehmers auch ein Hinweis auf die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens, zum Beispiel „Rechnungsempfänger wird Steuerschuldner“, aufgeführt werden. Im B2C-Geschäft ist der Leistungsort grundsätzlich am Sitz des leistenden Unternehmens. Allerding gibt es für viele Sachverhalte Ausnahmen, so dass hier jeweils eine Einzelfallprüfung erforderlich ist.
