03.02.2020
Das neue elektronische Ursprungszeugnis „eUZ“
Dieser Text ist vom 03.02.2020 und könnte inhaltlich veraltet sein.
Anwendung ist bei der IHK Trier jetzt auch ohne Signaturkarte möglich!
Schon seit vielen Jahren können Unternehmen Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen für den Außenhandel bei ihrer Industrie- und Handelskammer online beantragen. Die Nutzung der eUZ-Anwendung war bisher nur unter Verwendung einer digitalen Signaturkarte möglich, die mit Start der neuen Version nicht mehr erforderlich ist. Die Dokumente können nun einfach über das Internet per passwortgeschütztem Zugang beantragt und nach Bewilligung durch die IHK direkt im eigenen Unternehmen mit Dienstsiegel ausgedruckt werden.
10 Gründe für die Umstellung auf die elektronische Antragstellung
• Postwege oder Botengänge werden eingespart, da von der Antragstellung bis zum Ausdruck der Dokumente alle Schritte im Unternehmen ablaufen.
• Für die Registrierung werden nur Zugangsdaten benötigt. Es ist keine Signaturkarte mehr notwendig. Vom Antrag bis hin zum Ausdruck erfolgt alles über eine Nutzerkennung.
• Eigenständiges Anlegen der Nutzer. Lediglich eine Person („UZ-Admin“) des Unternehmens muss vorher durch die IHK angelegt werden.
• Die neue eUZ-Anwendung ist eine Webanwendung, das bedeutet, dass sie nicht lokal gespeichert wird. Auf diese Weise werden Ladezeiten verkürzt und eine schnellere Übertragung und Bearbeitung ist möglich.
• In der neuen eUZ-Anwendung gibt es die Möglichkeit, Vorlagen zu speichern. Sollten bspw. nicht alle Daten vorliegen, so können Nutzer die bereits vorhandenen Daten einfügen, den Antrag als Entwurf abspeichern und vervollständigen bzw. einreichen, sobald alle Daten vorhanden sind.
• Zudem kann im Entwurfsstadium eines Ursprungszeugnisses/einer Bescheinigung eine PDF-Vorschau erzeugt werden. So können nötige Rücksprachen mit Kunden oder Banken gemacht werden, bevor das Ursprungszeugnis/die Bescheinigung bei der IHK eingereicht wird. Das spart viel Zeit bei eventuell notwendigen Änderungen.
• Außerdem können gleichzeitig mehrere Dokumente als Nachweise bzw. mehrere zu bescheinigende Dokumente hochgeladen werden. Durch einen Klick auf die Anhänge erhält man außerdem eine rasche Vorschau auf die Dokumente.
• Der Antrag kann zurückgezogen werden, falls die IHK den Antrag noch nicht bearbeitet hat.
• Sollten betriebsinterne Compliance-Anforderungen ein Vier-Augen-Prinzip vorschreiben, lässt sich dieses mit der neuen eUZ-Anwendung gut durchführen: durch einen Mitarbeiter werden die Anträge erfasst und als Entwürfe gespeichert und durch einen anderen Mitarbeiter bei der IHK eingereicht.
• Im Vergleich zur Antragstellung in Papierform werden für die elektronische Antragstellung keine Zusatzkosten erhoben.
Der Weg zum eUZ
Im ersten Schritt muss das Unternehmen von Seiten der IHK freigeschaltet werden. Hierzu genügt eine formlose E-Mail an international@trier.ihk.de in der die Person von Seiten des Unternehmens benannt wird, die die Nutzerverwaltung vornimmt und Ansprechpartner gegenüber der IHK ist. Dieser sogenannte UZ-Admin erhält nach Registrierung von der IHK einen Freischaltcode, schließt damit den Registrierungsprozess ab und kann dann beliebig viele weitere Nutzer für das Unternehmen, sowie deren Rechte, festlegen. Mit Abschluss des Registrierungsprozesses können die Sachbearbeiter des Unternehmens sofort digital Anträge einreichen.
Anerkennung im Ausland meist unproblematisch
In Deutschland elektronisch ausgestellte oder bescheinigte Dokumente werden im Ausland anerkannt und sind inzwischen oft schon der Regelfall. So wurden bereits in 2018 ein Drittel der 1,9 Millionen beantragten Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen auf elektronischem Weg abgewickelt. In Einzelfällen werden derzeit nur für Ägypten und Katar konventionell erstelle Ursprungszeugnisse verlangt. Das Bundesverwaltungsamt besteht ebenfalls zur Endbeglaubigung (zurzeit für den Irak) auf von der IHK im Original unterschriebene Dokumente.
Aus der Praxis
Die Simon Fleisch GmbH nutzt bereits seit mehreren Jahren die elektronische Antragstellung von Ursprungszeugnissen. Herr Frank Ehlen, Zollbeauftragter, zieht nach der Umstellung auf die Neuanwendung folgendes Fazit: „Da die Dokumente innerhalb weniger Minuten von Seiten der IHK bewilligt werden, konnten wir seit Einführung der elektronischen Antragstellung Kosten und Zeit für das Versenden per Post oder bei eiligen Aufträgen die Beauftragung von Boten einsparen. Die neue browserbasierte Anwendung läuft deutlich schneller und stabiler. Sie ist zudem einfach und selbsterklärend, sodass wir schnell und ohne große Probleme umstellen konnten.“
10 Gründe für die Umstellung auf die elektronische Antragstellung
• Postwege oder Botengänge werden eingespart, da von der Antragstellung bis zum Ausdruck der Dokumente alle Schritte im Unternehmen ablaufen.
• Für die Registrierung werden nur Zugangsdaten benötigt. Es ist keine Signaturkarte mehr notwendig. Vom Antrag bis hin zum Ausdruck erfolgt alles über eine Nutzerkennung.
• Eigenständiges Anlegen der Nutzer. Lediglich eine Person („UZ-Admin“) des Unternehmens muss vorher durch die IHK angelegt werden.
• Die neue eUZ-Anwendung ist eine Webanwendung, das bedeutet, dass sie nicht lokal gespeichert wird. Auf diese Weise werden Ladezeiten verkürzt und eine schnellere Übertragung und Bearbeitung ist möglich.
• In der neuen eUZ-Anwendung gibt es die Möglichkeit, Vorlagen zu speichern. Sollten bspw. nicht alle Daten vorliegen, so können Nutzer die bereits vorhandenen Daten einfügen, den Antrag als Entwurf abspeichern und vervollständigen bzw. einreichen, sobald alle Daten vorhanden sind.
• Zudem kann im Entwurfsstadium eines Ursprungszeugnisses/einer Bescheinigung eine PDF-Vorschau erzeugt werden. So können nötige Rücksprachen mit Kunden oder Banken gemacht werden, bevor das Ursprungszeugnis/die Bescheinigung bei der IHK eingereicht wird. Das spart viel Zeit bei eventuell notwendigen Änderungen.
• Außerdem können gleichzeitig mehrere Dokumente als Nachweise bzw. mehrere zu bescheinigende Dokumente hochgeladen werden. Durch einen Klick auf die Anhänge erhält man außerdem eine rasche Vorschau auf die Dokumente.
• Der Antrag kann zurückgezogen werden, falls die IHK den Antrag noch nicht bearbeitet hat.
• Sollten betriebsinterne Compliance-Anforderungen ein Vier-Augen-Prinzip vorschreiben, lässt sich dieses mit der neuen eUZ-Anwendung gut durchführen: durch einen Mitarbeiter werden die Anträge erfasst und als Entwürfe gespeichert und durch einen anderen Mitarbeiter bei der IHK eingereicht.
• Im Vergleich zur Antragstellung in Papierform werden für die elektronische Antragstellung keine Zusatzkosten erhoben.
Der Weg zum eUZ
Im ersten Schritt muss das Unternehmen von Seiten der IHK freigeschaltet werden. Hierzu genügt eine formlose E-Mail an international@trier.ihk.de in der die Person von Seiten des Unternehmens benannt wird, die die Nutzerverwaltung vornimmt und Ansprechpartner gegenüber der IHK ist. Dieser sogenannte UZ-Admin erhält nach Registrierung von der IHK einen Freischaltcode, schließt damit den Registrierungsprozess ab und kann dann beliebig viele weitere Nutzer für das Unternehmen, sowie deren Rechte, festlegen. Mit Abschluss des Registrierungsprozesses können die Sachbearbeiter des Unternehmens sofort digital Anträge einreichen.
Anerkennung im Ausland meist unproblematisch
In Deutschland elektronisch ausgestellte oder bescheinigte Dokumente werden im Ausland anerkannt und sind inzwischen oft schon der Regelfall. So wurden bereits in 2018 ein Drittel der 1,9 Millionen beantragten Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen auf elektronischem Weg abgewickelt. In Einzelfällen werden derzeit nur für Ägypten und Katar konventionell erstelle Ursprungszeugnisse verlangt. Das Bundesverwaltungsamt besteht ebenfalls zur Endbeglaubigung (zurzeit für den Irak) auf von der IHK im Original unterschriebene Dokumente.
Aus der Praxis
Die Simon Fleisch GmbH nutzt bereits seit mehreren Jahren die elektronische Antragstellung von Ursprungszeugnissen. Herr Frank Ehlen, Zollbeauftragter, zieht nach der Umstellung auf die Neuanwendung folgendes Fazit: „Da die Dokumente innerhalb weniger Minuten von Seiten der IHK bewilligt werden, konnten wir seit Einführung der elektronischen Antragstellung Kosten und Zeit für das Versenden per Post oder bei eiligen Aufträgen die Beauftragung von Boten einsparen. Die neue browserbasierte Anwendung läuft deutlich schneller und stabiler. Sie ist zudem einfach und selbsterklärend, sodass wir schnell und ohne große Probleme umstellen konnten.“
