Ausbildung und Prüfung: Digitale Neuerungen

Dieser Text ist vom 01.05.2022 und könnte inhaltlich veraltet sein.

In den letzten zwei Jahren ist der Bedarf an digitalen Lösungen sprunghaft angestiegen. Neben den vielen Videokonferenzen werden auch immer mehr Formalitäten über Online-Plattformen erledigt. Mit einem neuen webbasierten digitalen Ausbildungsvertrag, einem InfoCenter für Ausbildungsbetriebe und einer Online-Prüfungsanmeldung erhalten alle Ausbildungsbetriebe ab der zweiten Jahreshälfte den digitalen Baukasten, um den Überblick zu behalten und um die Kommunikation mit der IHK papierlos umzusetzen. Zuerst werden allerdings alle Auszubildenden mit einer Plattform versorgt, die Ausbildungs- und Prüfungsinformationen anzeigt und die Anmeldung zur Prüfung ermöglicht.

Azubi-InfoCenter
Im Mai werden alle Auszubildenden mit Ihren Zugängen für das Azubi-InfoCenter versorgt. Damit können Auszubildende alle persönlichen Ausbildungsdaten einsehen und zum Beispiel nach einem Umzug die Adressänderung selbst eintragen. Persönliche Ansprechpartner und weitere Informationen werden ebenfalls personalisiert dargestellt. Besonders interessant ist das Thema Prüfungen: Prüfungstermine könne zuerst im Überblick und wenige Wochen vor der Prüfung mit allen Details (Ort, Datum, Raum und ggf. Sitzplatz) eingesehen werden. Spätestens mit dem Einstellen der vorläufigen und der endgültigen Prüfungsergebnisse wird das InfoCenter für Auszubildende unentbehrlich.

Der Grundstein für das Azubi-InfoCenter wurde bereits mit der Einführung der AZUBI-CARD im Jahr 2018 gelegt und mit einzelnen Auszubildenden aus der Region entwickelt und pilotiert. Über den QR-Code der AZUBI-CARD gelangt man nach der Registrierung auch ins InfoCenter. Im InfoCenter kann dann auch die digitale AZUBI-CARD genutzt werden. Das kann sehr praktisch sein, wenn man zum Beispiel die „echte“ Karte vergessen oder verloren hat.

Ein Paket an neuen digitalen Lösungen
Der bereits eingeführte digitale Ausbildungsnachweis und andere Dokumente können über das Azubi-InfoCenter und die damit verbundene Online-Prüfungsanmeldung hochgeladen werden. Ob und was hochgeladen werden soll, erfahren Auszubildende zum gegebenen Anlass.

Die Ausbildungsbetriebe erhalten nach und nach ein Paket an neuen digitalen Lösungen, die aber perspektivisch über das Ausbilder-InfoCenter verknüpft werden. Berechtigte Personen könne dann über einen Zugang alles - vom Ausbildungsvertrag bis zur Prüfungsanmeldung -erledigen. Innerhalb der Ausbildungsbetriebe können dann Administratoren, Verwalter und Sachbearbeiter selbst festgelegt werden. Darüber hinaus verschafft das InfoCenter auch einen Überblick über die Auszubildenden, den Ausbildungsstand und die anstehenden Aktivitäten, wie zum Beispiel die Prüfungsanmeldung. Das Ausbilder-InfoCenter befindet sich aktuell noch in der Pilotierung, wird aber bis zur zweiten Jahreshälfte einsatzbereit sein.  

Ein digitaler Ausbildungsvertrag steht bereits seit April 2014 zur Verfügung. Die mittlerweile veraltete Technologie erfordert allerdings eine lokale Installation, die in vielen Unternehmen problematisch ist. Durch den neuen webbasierten digitalen Ausbildungsvertrag kann die Installation wegfallen. Zukünftig können über den neuen einheitlichen digitalen Zugang auch alle anderen Anwendungen mit dem gleichen Zugang genutzt werden. Der neue digitale Ausbildungsvertrag wird bereits seit Anfang des Jahres eingesetzt. Weitere Interessierte können sich auch jetzt schon registrieren lassen. Der koordinierte Rollout wird allerdings zusammen mit den anderen Anwendungen in der zweiten Jahreshälfte starten.

Die digitale Prüfungsanmeldung haben wir mit der Anmeldung zur Sommerprüfung erfolgreich pilotiert und weitere Firmen werden für die Anmeldung der Herbstprüfung aufgenommen. In der Prüfungsanmeldung können alle erforderlichen Angaben über das WEB-Portal eingepflegt werden und zur digitalen Freigabe an die Auszubildenden weitergeleitet werden. Vollständigkeit und Plausibilität werden bereits während der Eingabe geprüft.  

Rollout
Der Rollout für das Azubi-InfoCenter ist unkompliziert und wurde bereits mit ca. 200 Auszubildenden regional pilotiert, so dass hier alle Auszubildenden gleichzeitig im Mai ongeboardet werden können.  

Die digitalen Produkte für die Ausbildungsbetriebe sind wesentlich komplexer und in den Unternehmen müssen Zuständigkeiten für einzelne Mitarbeiter festgelegt werden. Daher werden die Ausbildungsbetriebe in Etappen über ihr Onboarding informiert, um einen angemessenen Support anbieten zu können. Der gesamte Rollout wird bis Ende 2023 umgesetzt.